-ÖZEL-

Sinan AYDIN

Kamu kurumları tarafından resmi yazışmaların hazırlanması ve muhatap kurumlara gönderilmesi hususlarını düzenleyen ?Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik´ güncellendi ve gelişen teknolojik imkanlar çerçevesinde yazışmaların kurumlar arasında elektronik ortamda iletilebilmesini sağlayacak şekilde yeniden düzenlendi. Bakanlığın E.B.Y.S ve Resmi Yazışma Eğitimini kullanan iller arasına Erzurum´u da alması sonrası, İl Sağlık Müdürlüğü tarafından, kuruma ait hastane, aile sağlık merkezi ve sağlık ocaklarında görevli personellere yönelik ?Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (E.B.Y.S) ve Resmi Yazışma Eğitimi´ verildi.  Katılımcılara;  2019 yılında Resmi Yazışmalarda Uygulanması Gereken Usul ve Esaslar, Standart Dosya Planı, Olgular, (mevzuata uygun olmayan yazı örnekleri), EBYS Yönergesi ve son olarak Uygulamalı EBYS Anlatımı konularında eğitimler verildi.  Eğitimlerde ilk test ve son test olarak sınavlar düzenlendi ve son olarak Memnuniyet Anketleri yapıldı.

SİSTEME NASIL GİRİLİYOR

EBYS girişi içini öncelikle kullanıcı adı ve soyadını içeren saglik.gov.tr uzantılı mail adresi alınması gerekmektedir. Mail adresi alındıktan sonra Bilgi İşlem Birimi tarafından kullanıcı yetki tanımları yapılmasının ardından EBYS Programına giriş yapılarak kullanmaya başlanılabilir. EBYS Programı Evrak Kayıt ve Elektronik ortamda belge oluşturulması, paraflanması ve imzalanması işlemlerini içeren bir programdır. Kullanıcı adı ve şifre yazılarak oturum açılır. Oturum açıldığında karşınıza Türkiye Haritası gelir bu haritada Kırımızı renkli alanlar EBYS Sistemine tüm kurumları ile geçen illeri, Turuncu renkli alanlar iki kurumu EBYS Sistemine geçen illeri Sarı renkli alanlar EBYS Sistemine tek bir kurumu ile geçen illeri ve yeşil alanlar ise henüz EBYS Sistemine geçmeyen illeri göstermektedir. İllerin üzerine çift tıklandığında EBYS sistemine ne zaman geçtiğini görebiliriz.

RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

Kamu kurumları tarafından resmi yazışmaların hazırlanması ve muhatap kurumlara gönderilmesi hususlarını düzenleyen Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, güncellenmiş ve gelişen teknolojik imkanlar çerçevesinde yazışmaların kurumlar arasında elektronik ortamda iletilebilmesini sağlayacak şekilde yeniden düzenlenmiştir. Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı koordinasyonunda ilgili Başbakanlık birimleri ve diğer kamu kurumlarının katılımıyla oluşturulan çalışma grubu tarafından yönetmelik değişikliği hazırlanmış, diğer kurum ve kuruluşlar ile vatandaşların görüşüne sunulmuş, gelen görüşler doğrultusunda gerekli değişiklikler yapılmıştır. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile getirilen yenilikler aşağıdaki gibi iki temel başlık altında özetlenebilir:

e-Yazışmanın Hayata Geçirilmesi Kurumlar tarafından geliştirilen Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) kapsamında;

Resmi yazılar ve üst verilerinin aynı standartlar çerçevesinde oluşturulması sağlanmıştır.

Resmi yazıların güvenli elektronik imza ile imzalanmasına ilişkin esaslar belirlenmiştir.

Resmi yazıların kurumlar arasında elektronik ortamda gönderilmesi ve alınmasıyla ilgili temel esaslar belirlenmiş, konuya ilişkin teknik ayrıntıların e-Yazışma Rehberiyle düzenleneceği hükme bağlanmıştır.

Resmi yazıların kurumlar arasında gönderilmesinde, Kayıtlı Elektronik Posta Sisteminin (KEP) kullanımı sağlanarak Tebligat Kanunu ve Türk Ticaret Kanununda belirtilen uygulamalar ile uyum sağlanmıştır.

EBYS kullanan kurumlar tarafından kullanmayan kurumlara resmi yazıların çıktısının alınarak iletilmesi yerine KEP sistemi üzerinden gönderilmesi sağlanmış, bu amaçla EBYS kullanmayan kurumlara da KEP hesabı alma zorunluluğu getirilmiştir.

Resmi yazıların ?sayı? bölümünde yer alan ve yazının hazırlandığı kurumu/birimi gösteren Haberleşme Kodları kaldırılarak, elektronik arşivlerin oluşumuna imkan sağlayan tekil ve değişmez nitelikteki T.C. DETSİS Numaralarının kullanımı sağlanmıştır.

Gizli nitelikteki yazılar, elektronik ortam yerine fiziksel ortamdan gönderilebilecektir.

Fiziksel ortamdaki yazışmaları da kapsayan genel değişiklikler: ? Resmi yazılarda ?times new roman?nın yanı sıra ?arial? yazı karakteri de kullanılabilecek, 12 punto yazı boyutu ise gerekli durumlarda 9 puntoya kadar düşürülebilecektir.

Vatandaşların, dilekçelerini ?arz ederim? ifadesiyle bitirmelerine ilişkin teamül kaldırılarak, ?arz ederim? ifadesiyle bitirilmeyen dilekçelerin de işleme alınma zorunluluğu getirilmiştir.

Vatandaşlara yazılan resmi yazıların, ?rica ederim? ifadesiyle bitirilmesine ilişkin teamül kaldırılarak, ?Saygılarımla?, ?İyi dileklerimle? veya ?Bilgilerinize sunulur? gibi saygı içeren ifadelerle bitirilmesi sağlanmıştır.

Bürokrasinin azaltılması amacıyla resmi yazılar, ilgili bakanlıklara gönderilmeksizin doğrudan bağlı, ilgili veya ilişkili idarelere gönderilebilecektir.

Dağıtımlı resmi yazıların muhatap bölümünde kurum adlarının ayrı ayrı yazılması yerine sadece ?dağıtım yerlerine? ibaresi yazılabilecektir.

Bu Yönetmeliğin uygulanması ile ilgili olarak ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye ve gerektiğinde uygulamaya yönelik esasları belirlemede yetkili Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığıdır.

PARAFÇILARADA E-İMZA ALMALI MIYIM ? CEVAP HAYIR?

Hayır cevabından kasıt sadece MADDİ kazanç değildir. Detaylar için ÇözümEBYS den 3 günlük E-Yazışma DANIŞMANLIĞI alabilirsiniz.

Paraf MADDE 19-

(1) Fiziksel ortamda kullanılan paraf, kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak kalemle atılır. Paraf, belgenin sadece idarede kalacak nüshasında yer alır. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde paraflar, yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır (Örnek 18).

(2) Belgenin paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyadı belirtilir.

(3) Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik imza ile atılır. Ancak parafı alınacak personelin güvenli elektronik imzasının bulunmaması ya da ilgili idare tarafından güvenli elektronik imza ile paraf atılmasına gerek görülmemesi hâlinde ilgilinin parafı yerine elektronik onayı alınır. Bu onaylar EBYS´nin günlük raporlarında (log) kayıt altına alınır. Günlük raporlar, günlük olarak zaman damgasıyla damgalanır ve ilgili mevzuatta belirtilen saklama planları çerçevesinde imha edilebilir. Ancak günlük raporların saklama süresi ilişkili olduğu belgelerin saklama süresinden daha kısa olamaz. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliği Ektedir.

-ÖZEL-

Sağlık personeline EBYS ve resmi yazışma eğitimi verildi

Erzurum´daki sağlık kuruluşlarında görevli personellere, E.B.Y.S ve Resmi Yazışma Eğitimi verildi.

Sinan AYDIN

Kamu kurumları tarafından resmi yazışmaların hazırlanması ve muhatap kurumlara gönderilmesi hususlarını düzenleyen ?Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik´ güncellendi ve gelişen teknolojik imkanlar çerçevesinde yazışmaların kurumlar arasında elektronik ortamda iletilebilmesini sağlayacak şekilde yeniden düzenlendi. Bakanlığın E.B.Y.S ve Resmi Yazışma Eğitimini kullanan iller arasına Erzurum´u da alması sonrası, İl Sağlık Müdürlüğü tarafından, kuruma ait hastane, aile sağlık merkezi ve sağlık ocaklarında görevli personellere yönelik ?Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (E.B.Y.S) ve Resmi Yazışma Eğitimi´ verildi.  Katılımcılara;  2019 yılında Resmi Yazışmalarda Uygulanması Gereken Usul ve Esaslar, Standart Dosya Planı, Olgular, (mevzuata uygun olmayan yazı örnekleri), EBYS Yönergesi ve son olarak Uygulamalı EBYS Anlatımı konularında eğitimler verildi.  Eğitimlerde ilk test ve son test olarak sınavlar düzenlendi ve son olarak Memnuniyet Anketleri yapıldı.

SİSTEME NASIL GİRİLİYOR

EBYS girişi içini öncelikle kullanıcı adı ve soyadını içeren saglik.gov.tr uzantılı mail adresi alınması gerekmektedir. Mail adresi alındıktan sonra Bilgi İşlem Birimi tarafından kullanıcı yetki tanımları yapılmasının ardından EBYS Programına giriş yapılarak kullanmaya başlanılabilir. EBYS Programı Evrak Kayıt ve Elektronik ortamda belge oluşturulması, paraflanması ve imzalanması işlemlerini içeren bir programdır. Kullanıcı adı ve şifre yazılarak oturum açılır. Oturum açıldığında karşınıza Türkiye Haritası gelir bu haritada Kırımızı renkli alanlar EBYS Sistemine tüm kurumları ile geçen illeri, Turuncu renkli alanlar iki kurumu EBYS Sistemine geçen illeri Sarı renkli alanlar EBYS Sistemine tek bir kurumu ile geçen illeri ve yeşil alanlar ise henüz EBYS Sistemine geçmeyen illeri göstermektedir. İllerin üzerine çift tıklandığında EBYS sistemine ne zaman geçtiğini görebiliriz.

RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

Kamu kurumları tarafından resmi yazışmaların hazırlanması ve muhatap kurumlara gönderilmesi hususlarını düzenleyen Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, güncellenmiş ve gelişen teknolojik imkanlar çerçevesinde yazışmaların kurumlar arasında elektronik ortamda iletilebilmesini sağlayacak şekilde yeniden düzenlenmiştir. Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı koordinasyonunda ilgili Başbakanlık birimleri ve diğer kamu kurumlarının katılımıyla oluşturulan çalışma grubu tarafından yönetmelik değişikliği hazırlanmış, diğer kurum ve kuruluşlar ile vatandaşların görüşüne sunulmuş, gelen görüşler doğrultusunda gerekli değişiklikler yapılmıştır. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile getirilen yenilikler aşağıdaki gibi iki temel başlık altında özetlenebilir:

e-Yazışmanın Hayata Geçirilmesi Kurumlar tarafından geliştirilen Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) kapsamında;

Resmi yazılar ve üst verilerinin aynı standartlar çerçevesinde oluşturulması sağlanmıştır.

Resmi yazıların güvenli elektronik imza ile imzalanmasına ilişkin esaslar belirlenmiştir.

Resmi yazıların kurumlar arasında elektronik ortamda gönderilmesi ve alınmasıyla ilgili temel esaslar belirlenmiş, konuya ilişkin teknik ayrıntıların e-Yazışma Rehberiyle düzenleneceği hükme bağlanmıştır.

Resmi yazıların kurumlar arasında gönderilmesinde, Kayıtlı Elektronik Posta Sisteminin (KEP) kullanımı sağlanarak Tebligat Kanunu ve Türk Ticaret Kanununda belirtilen uygulamalar ile uyum sağlanmıştır.

EBYS kullanan kurumlar tarafından kullanmayan kurumlara resmi yazıların çıktısının alınarak iletilmesi yerine KEP sistemi üzerinden gönderilmesi sağlanmış, bu amaçla EBYS kullanmayan kurumlara da KEP hesabı alma zorunluluğu getirilmiştir.

Resmi yazıların ?sayı? bölümünde yer alan ve yazının hazırlandığı kurumu/birimi gösteren Haberleşme Kodları kaldırılarak, elektronik arşivlerin oluşumuna imkan sağlayan tekil ve değişmez nitelikteki T.C. DETSİS Numaralarının kullanımı sağlanmıştır.

Gizli nitelikteki yazılar, elektronik ortam yerine fiziksel ortamdan gönderilebilecektir.

Fiziksel ortamdaki yazışmaları da kapsayan genel değişiklikler: ? Resmi yazılarda ?times new roman?nın yanı sıra ?arial? yazı karakteri de kullanılabilecek, 12 punto yazı boyutu ise gerekli durumlarda 9 puntoya kadar düşürülebilecektir.

Vatandaşların, dilekçelerini ?arz ederim? ifadesiyle bitirmelerine ilişkin teamül kaldırılarak, ?arz ederim? ifadesiyle bitirilmeyen dilekçelerin de işleme alınma zorunluluğu getirilmiştir.

Vatandaşlara yazılan resmi yazıların, ?rica ederim? ifadesiyle bitirilmesine ilişkin teamül kaldırılarak, ?Saygılarımla?, ?İyi dileklerimle? veya ?Bilgilerinize sunulur? gibi saygı içeren ifadelerle bitirilmesi sağlanmıştır.

Bürokrasinin azaltılması amacıyla resmi yazılar, ilgili bakanlıklara gönderilmeksizin doğrudan bağlı, ilgili veya ilişkili idarelere gönderilebilecektir.

Dağıtımlı resmi yazıların muhatap bölümünde kurum adlarının ayrı ayrı yazılması yerine sadece ?dağıtım yerlerine? ibaresi yazılabilecektir.

Bu Yönetmeliğin uygulanması ile ilgili olarak ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye ve gerektiğinde uygulamaya yönelik esasları belirlemede yetkili Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığıdır.

PARAFÇILARADA E-İMZA ALMALI MIYIM ? CEVAP HAYIR?

Hayır cevabından kasıt sadece MADDİ kazanç değildir. Detaylar için ÇözümEBYS den 3 günlük E-Yazışma DANIŞMANLIĞI alabilirsiniz.

Paraf MADDE 19-

(1) Fiziksel ortamda kullanılan paraf, kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak kalemle atılır. Paraf, belgenin sadece idarede kalacak nüshasında yer alır. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde paraflar, yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır (Örnek 18).

(2) Belgenin paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyadı belirtilir.

(3) Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik imza ile atılır. Ancak parafı alınacak personelin güvenli elektronik imzasının bulunmaması ya da ilgili idare tarafından güvenli elektronik imza ile paraf atılmasına gerek görülmemesi hâlinde ilgilinin parafı yerine elektronik onayı alınır. Bu onaylar EBYS´nin günlük raporlarında (log) kayıt altına alınır. Günlük raporlar, günlük olarak zaman damgasıyla damgalanır ve ilgili mevzuatta belirtilen saklama planları çerçevesinde imha edilebilir. Ancak günlük raporların saklama süresi ilişkili olduğu belgelerin saklama süresinden daha kısa olamaz. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliği Ektedir.